Quienes se atreven a dar el paso hacia el autoempleo deben enfrentarse a numerosos retos. Además de las oportunidades y los riesgos económicos que acompañan a todo autónomo desde el principio, hay que superar en muy poco tiempo obstáculos jurídicos, organizativos y administrativos. Muchos futuros empresarios no se dan cuenta hasta más tarde de que, aunque la actividad comercial propiamente dicha puede ser lo más importante, hay que cumplir al mismo tiempo muchas obligaciones cuyo incumplimiento puede condenar al fracaso incluso el mejor proyecto empresarial.
Incluso una tarea tan cotidiana como la elaboración de una factura puede plantear dificultades si no se dispone de los conocimientos o la experiencia necesarios.
Sin embargo, una factura incorrecta no solo da una imagen poco profesional ante los nuevos clientes que acabamos de conseguir, sino que también puede acarrear problemas con la Agencia Tributaria. Incluidas reclamaciones de impuestos. Ningún autónomo debería permitírselo.
A continuación, se ofrece una breve descripción de los requisitos que debe cumplir una factura según la normativa española vigente.
Como empresario o autónomo, estás obligado a emitir y entregar la factura correspondiente por los servicios prestados a título oneroso.
Para emitir una factura correcta, primero hay que responder a tres preguntas sencillas:
1. ¿Qué requisitos legales especiales existen en mi sector de actividad?
2. ¿Cuál es el objeto de la factura?
3. ¿Qué impuestos se deben aplicar a la factura?
Pero vayamos por partes.
1. ¿Qué requisitos legales especiales existen en mi sector de actividad?
En España se distinguen tres tipos de facturas. Existe la factura completa, la factura simplificada y la factura rectificativa.
1.1 La factura completa
La denominada factura completa incluye:
- Número de factura o identificación
- Fecha de emisión
- Fecha de prestación del servicio, si difiere de la fecha de emisión
- Número de identificación fiscal del emisor de la factura
- nombre completo y dirección del emisor de la factura
- descripción del servicio o mercancía
- Tipo impositivo aplicado o, en su defecto, la indicación «IVA incluido».
- Importe de la factura o del servicio
- Número de identificación fiscal, nombre y dirección del destinatario de la factura, si se trata de un empresario o autónomo (lo mismo se aplica, por supuesto, a los clientes finales si solicitan la emisión de la factura correspondiente)
Si no se da ningún caso que permita emitir una factura simplificada, se deberá emitir una factura completa. Para poder diferenciarlas, consulte la siguiente explicación sobre la factura simplificada.
1.2 La factura simplificada
La contrapartida de la factura completa es la factura simplificada. La emisión de una factura simplificada es posible en los siguientes casos:
Si el importe de la factura es inferior a 400 euros (impuestos incluidos) y el destinatario del servicio es un cliente final, es decir, no es una empresa ni un autónomo, se puede emitir una factura simplificada. Estas facturas simplificadas son habituales en las pequeñas transacciones cotidianas. Entre ellos se incluyen restaurantes, cafeterías, bares y hoteles, salones de belleza y peluquerías, empresas de transporte, tintorerías, aparcamientos, ventas a domicilio, instalaciones deportivas y negocios similares. También se pueden emitir facturas simplificadas en los casos en que las autoridades fiscales lo permitan expresamente.
Quedan excluidas las facturas simplificadas, entre otros, en la venta por correspondencia y en las transacciones transfronterizas.
Las facturas simplificadas difieren de las facturas completas en los siguientes puntos:
- En las facturas simplificadas no es necesario indicar la dirección del emisor de la factura.
- En las facturas simplificadas debe indicarse el importe total, mientras que en las facturas completas basta con indicar el importe base, el tipo impositivo aplicable y el importe concreto del impuesto resultante de la aplicación del tipo impositivo.
- En las facturas simplificadas no es necesario indicar el número de identificación fiscal del destinatario de la factura. En una factura completa, esto sería necesario.
- En las facturas simplificadas no es necesario indicar la dirección del destinatario de la factura. En una factura completa, sin embargo, sí es necesario.
- Mientras que en una factura simplificada no es necesario indicar el impuesto por separado, en una factura completa debe hacerse de forma expresa.
- En una factura simplificada, el servicio o los productos vendidos pueden describirse de forma resumida. Si se trata de una factura completa, el servicio o los productos deben describirse con precisión.
1.3 La factura corregida
Si se ha cometido un error en una factura, independientemente de si se trata de una factura simplificada o completa, se debe emitir una factura corregida. Se aplicarán, mutatis mutandis, los datos correspondientes al tipo de factura pertinente.
En la factura corregida se debe indicar el error que requiere la emisión de una nueva factura corregida.
2. ¿Cuál es el objeto de la factura?
En función de lo que se facture, se aplicarán diferentes tipos de IVA. El tipo general es actualmente (diciembre de 2016) y desde el 1 de septiembre de 2012 del 21 %. Además, existen el tipo reducido (10 %) y el tipo superreducido (4 %). El tipo reducido se aplica, por ejemplo, a restaurantes, exposiciones y ferias. El tipo superreducido se aplica, por ejemplo, a medicamentos, libros y determinados alimentos.
Sin embargo, en el caso de los servicios transfronterizos, también pueden aplicarse reglamentos europeos. Por ejemplo, cuando se presta un servicio a una empresa con sede en otro Estado miembro de la UE. En ese caso, es posible que el destinatario del servicio tenga que pagar el IVA en su país de origen, es decir, en el país en el que tiene su sede la empresa.
En cualquier caso, se trata de un tema complejo, con una gran variedad de situaciones diferentes, por lo que, si realiza actividades con relación con el extranjero, debe comprobar cuidadosamente qué normas son aplicables.
Por último, cabe señalar que hay ámbitos en los que no se aplica el IVA ni siquiera dentro de España. Entre ellos se encuentran, por ejemplo, el sector médico y el sector educativo (escuelas de idiomas, centros de formación profesional, universidades, etc.).
3. ¿Qué impuestos deben aplicarse a la factura?
Si el servicio es prestado por un autónomo a una empresa o a otro autónomo en el ejercicio de su actividad, este deberá pagar una parte del importe de la factura directamente a la Agencia Tributaria española. En ese momento, la retención fiscal general es del 15 %. Esto significa que el 15 % del importe base de la factura debe ser pagado directamente a la Agencia Tributaria por el destinatario del servicio. Este pago anticipado se tiene en cuenta en la declaración de la renta del emisor de la factura y se deduce de la deuda tributaria restante o se devuelve total o parcialmente.
Si el importe base de la factura es de 1000,00 euros, el 15 % de este importe, es decir, 150,00 euros, deberá ser pagado directamente por el destinatario del servicio a la Agencia Tributaria. Por el contrario, el impuesto sobre el valor añadido del 21 %, es decir, 210,00 euros, se pagaría directamente al emisor de la factura.
Por lo tanto, el prestador del servicio recibiría 1060,00 euros del destinatario. El destinatario del servicio pagaría 150,00 euros directamente a la Agencia Tributaria.
