¡Trabajar donde otros pasan sus vacaciones! Esta frase se ha convertido casi en un dicho popular. Ya sea impulsada por las series alemanas sobre personas que abandonan la televisión o inspirada por los cada vez más populares «nómadas digitales», que pueden trabajar desde cualquier lugar del mundo sentados frente a sus ordenadores portátiles. Mudarse al extranjero y trabajar por cuenta propia es el sueño de muchos.

Por eso, lo primero en la lista de deseos es abrir un restaurante, un chiringuito o, simplemente, una cafetería.

En la mayoría de los casos, se da por sentado que se necesitan muy pocos requisitos y que cualquiera puede dedicarse a ello. Todo según el lema: «Quien no vale para nada, se hace camarero».

Sin embargo, la realidad es muy diferente. No solo en Alemania, sino también en España.

Quien quiera tener éxito a largo plazo en el sector de la hostelería debe tener en cuenta muchas cosas, aportar cierto talento y habilidad y, además, ser capaz de pensar de forma comercial.

En un restaurante, por ejemplo, no solo es importante saber preparar platos sabrosos. Esta calidad debe mantenerse de forma permanente. La relación calidad-precio debe ser la adecuada. Y los errores en la compra de productos y en el cálculo de los costes han arruinado incluso a los cocineros más dotados.

Lo mismo se aplica, en sentido figurado, a la gestión de un chiringuito y también a un simple bar sin cocina.

La ubicación, el mobiliario, la selección musical, el personal, la política de precios, los eventos que se celebren, etc., todo ello debe planificarse a largo plazo y no puede improvisarse.

Esta planificación debe abarcar esencialmente las cuatro áreas siguientes:

La idea de negocio propiamente dicha, los requisitos legales y económicos para lograr su implementación concreta, incluyendo, si procede, la financiación, la elección del local adecuado, incluyendo el equipamiento y el contrato (compra o alquiler), y el personal. Aunque a cada uno de estos aspectos se le dedica un apartado numerado, no deben examinarse en este orden. En algunos casos, las transiciones son fluidas y cada área influye en las demás. Se trata más bien de llegar a resultados comprensibles y convincentes en las cuatro áreas.

El simple deseo de ser propietario de un restaurante o un bar no es suficiente. Desarrollar una idea de negocio exitosa no solo significa tener una idea de lo que se quiere hacer o de lo que aún no existe en el mercado, sino también saber a qué necesidades se responde o qué problemas se resuelven. Qué márgenes de beneficio se pueden obtener de esta manera y en qué proporción se relacionan la inversión y el esfuerzo con los beneficios.

• ¿Qué es exactamente lo que quiero ofrecer?
• ¿En qué se diferencia mi oferta de la de la competencia?
• ¿En qué lugar existe una demanda adecuada para mi oferta?
• ¿Estaría permitida la actividad prevista en ese lugar (palabras clave: ruido, horarios de apertura)?

Por lo tanto, es necesario realizar un estudio de mercado. A continuación, hay que seguir analizando si se está en condiciones de satisfacer esta demanda y qué se necesita para ello.

• ¿Qué debo invertir en las instalaciones para poder cumplir con los requisitos legales adicionales (palabras clave: protección contra el ruido, instalación eléctrica, equipamiento de la cocina, extracción de humo y vapor, aseos separados, salidas de emergencia, protección contra incendios)?
• ¿Qué debo invertir para que las instalaciones resulten atractivas (palabras clave: decoración, equipo de música e iluminación)?
• ¿Puedo modificar la fachada si es necesario (las franquicias, los restaurantes de concepto o los bares suelen tener que transmitir una determinada imagen desde el exterior)?
• ¿Qué puedo aportar yo mismo y para qué actividades tengo que contratar a terceros?
• ¿Qué medidas publicitarias son prometedoras?
• ¿A cuánto ascienden los costes de las medidas publicitarias?

Aunque a menudo solo se puede dar una respuesta definitiva a las necesidades y posibilidades de financiación una vez que no solo se ha elaborado el plan de negocio de forma abstracta, sino que también se han establecido los primeros contactos con entidades de crédito o financiadores (salvo que se disponga de los fondos propios correspondientes, pero incluso en ese caso es probable que exista la misma necesidad de seguridad en la planificación), ya en la fase de planificación y redacción del plan de negocio debe exponerse cuáles son los riesgos y el potencial existentes. Debe demostrarse dónde y cómo se pueden obtener los ingresos futuros. Qué pérdidas podrían producirse. Qué inversiones se perderían en su caso (por ejemplo, gastos por la remodelación de las instalaciones), etc. Cuál es la relación entre la inversión, los ingresos y los gastos.

2.) Los requisitos legales y económicos

Como en cualquier empresa, también aquí se plantea la cuestión de la forma jurídica más adecuada para ejercer la actividad por cuenta propia.

En el sector de la restauración, las formas más habituales son la de comerciante individual, la de sociedad limitada (equivalente a la sociedad limitada alemana) y la de comunidad de bienes (equivalente a la sociedad civil alemana).

En este sitio web encontrará más artículos sobre las diferentes formas jurídicas que le ayudarán a tomar una decisión.

La Sociedad Limitada es especialmente recomendable cuando se trata de una empresa grande, con numerosos empleados y, en su caso, varios operadores o socios. Con un capital social muy reducido (3000 euros), unos gastos administrativos manejables y las ventajas de una responsabilidad limitada, así como unos procesos de decisión más sencillos, ya que están regulados por ley o acordados, es una forma jurídica muy popular y probada.

Si el presupuesto es reducido, en caso de que haya varios operadores, lo más adecuado será una comunidad de bienes. Si se trata de un único operador, lo más adecuado será una actividad como comerciante autónomo (autónomo).

Dependiendo de si desea regentar un bar o un restaurante, también deberá tener en cuenta aspectos que, aunque son evidentes y fáciles de manejar, en conjunto pueden suponer un quebradero de cabeza. Especialmente si se pasan por alto al principio y solo se descubren a posteriori o en el último momento. Muchas son de carácter más bien administrativo, pero deben aclararse desde el principio:

Un restaurante debe disponer de una carta que sea fácilmente visible tanto en el interior como en el exterior. La carta debe estar redactada, como mínimo, en español. Los restaurantes que deseen obtener la calificación de restaurante de lujo o de primera o segunda categoría también deben disponer de una carta en inglés y francés.

Al instalar máquinas de cocina, equipos de refrigeración, cámaras frigoríficas, sistemas de aire acondicionado, etc., se debe prestar atención a evitar ruidos y otras molestias. En este ámbito, se deben respetar las normas técnicas pertinentes. También se debe garantizar el cumplimiento de las normas relativas a las características de los aseos y al saneamiento y la eliminación de residuos.

En este contexto, a menudo se subestima que todas las áreas del restaurante deben poder ventilarse, ya sea de forma directa o indirecta (mediante el uso de equipos técnicos adecuados).

Asimismo, deben aplicarse correctamente las normas de protección contra incendios. Esto comienza con el equipamiento adecuado con extintores y termina con la formación y el perfeccionamiento del personal. Todos los empleados deben saber cómo actuar en caso de incendio.

También pueden tener lugar actuaciones musicales en directo. En los restaurantes se permite un máximo de cuatro músicos diferentes de forma habitual. No debe haber un escenario en sentido estricto y debe quedar claro que es posible establecer una distinción clara con un teatro o una sala de conciertos. De lo contrario, se podría suponer que se pretende eludir la normativa que regula la actividad teatral bajo la apariencia de un restaurante. En el caso de los restaurantes, se distingue entre cinco categorías.

La categoría debe indicarse en la carta y en el letrero exterior.

Que la «distinción» con más o menos tenedores sea realmente importante para usted es otra cuestión totalmente distinta. Hoy en día, son aspectos muy diferentes los que determinan la reputación y el prestigio de un restaurante. Sin embargo, quienes sigan dando importancia a esta distinción deben saber que hay que seguir unas normas que, en principio, no tienen nada que ver con la calidad real de la comida.

Por ejemplo, cinco tenedores corresponden a la categoría de lujo. Para entrar en esta categoría, se requiere, entre otras cosas, una entrada separada para los clientes y el personal, un guardarropa, una sala de espera, una línea telefónica, aire acondicionado, agua caliente en los aseos, aseos separados para hombres y mujeres, un ascensor si hay más de una planta, una cámara frigorífica o una sala de refrigeración, una amplia carta de vinos, etc.

Quienes se conforman con un tenedor solo deben disponer, entre otras cosas, de una cocina separada del comedor y de cubiertos de acero inoxidable.

Existe una clasificación similar para las cafeterías.

Aparte de esta clasificación más bien administrativa, el futuro explotador de un establecimiento de restauración debe disponer de un número de identificación fiscal español.

En el caso de los extranjeros, el número de identificación fiscal se denomina «NIE». Se trata de la abreviatura de «Número de Identificación de Extranjeros». Es decir, un número de identificación para extranjeros.

Antes de iniciar una actividad comercial, hay que darse de alta en la Agencia Tributaria española e indicar que se va a realizar una actividad económica.

Al iniciar la actividad, también es necesario darse de alta en la Seguridad Social. Mediante los pagos mensuales a la Seguridad Social, se obtiene acceso a la asistencia médica pública y, al mismo tiempo, se cotiza al sistema español de pensiones.

Si se desea contratar a alguien, también hay que comunicarlo a la Seguridad Social. Como empleador, se obtiene un número de identificación especial que garantiza el cumplimiento de las obligaciones que el empleador tiene con sus empleados en materia de Seguridad Social.

En el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social se debe firmar un libro de visitas. Esto también se puede hacer ahora por vía electrónica. Si las autoridades inspeccionan su negocio de restauración para comprobar si cumple con sus obligaciones con la Seguridad Social y sus empleados, se pueden hacer anotaciones aquí.

Si es necesario adaptar los locales y, para ello, realizar obras de renovación o incluso de construcción, se debe solicitar previamente una pequeña (licencia de obra menor) o gran licencia de obra (licencia de obra mayor). En el caso de obras de mayor envergadura, puede ser necesario disponer de un proyecto elaborado por un arquitecto.

A continuación, debe obtenerse una licencia de actividad del ayuntamiento. Con esta «licencia de actividad», el ayuntamiento certifica que la actividad que usted pretende desarrollar puede establecerse en ese lugar. Es decir, que, en virtud de la normativa urbanística vigente y del proyecto que usted ha presentado, se considera que un proyecto de este tipo es susceptible de ser autorizado o será autorizado en ese lugar.

Una vez obtenida la licencia de actividad, y tras haber implementado todas las medidas y cumplido todos los requisitos, deberá solicitar una licencia de apertura. Esta «licencia de apertura» se concede tan pronto como el ayuntamiento comprueba que el proyecto que usted tiene previsto se ha llevado a cabo tal y como se acordó o se previó. El proyecto que presentó inicialmente, y que obtuvo la licencia de actividad en una primera fase, cuenta efectivamente con las características previstas, por lo que ahora puede hacerse accesible al público mediante la licencia de apertura.

Antes de la apertura, debe enviarse una notificación a las autoridades locales de inspección de trabajo (Consejería de Trabajo y Formación) para que tengan conocimiento de la puesta en marcha de los puestos de trabajo.

En numerosos municipios y en todas las comunidades autónomas existen registros de establecimientos de restauración en los que estos deben inscribirse para permitir una visión general y un control de calidad. El sector de la restauración está adscrito al sector del ocio y el turismo, por lo que existe un interés especial en comprobar su correcto funcionamiento en general. En este contexto, se distribuyen hojas de reclamaciones específicas y, en muchas zonas, también se exponen libros de inspección para los controles de las autoridades turísticas.

3.) La financiación

Aparte de los ahorros propios, con una planificación inteligente se pueden obtener subvenciones interesantes. Esto no solo se refiere a ayudas para autónomos, sino también a ventajas por la contratación de determinadas personas. También en este caso conviene informarse bien para mantener las necesidades de financiación lo más bajas posible.

Una vez que se tiene una visión general del capital ajeno que se necesita, se puede completar y finalizar el plan de negocio. Se puede comenzar la búsqueda de financiación a través de bancos o entidades de crédito públicas. Sin embargo, asegúrese de haber tenido en cuenta las siguientes posibilidades de ahorro:

• Pueden pasar meses hasta que se complete cualquier remodelación necesaria y se obtenga el permiso de apertura. No es raro que esto lleve medio año. Intente acordar con el propietario que no tenga que pagar el alquiler hasta que se obtengan todos los permisos.
• En España también puede esperar pequeñas ayudas de sus futuras cervecerías y proveedores. Ya sean sillas y mesas, taburetes de bar, toldos, dispensadores de cerveza o vajilla, muchos de estos artículos se pueden conseguir a buen precio o incluso gratis. Al fin y al cabo, su éxito también será el suyo.
• Muchas tiendas de muebles o decoradores de interiores están dispuestos a financiar su inversión. En lugar de pagar el importe total, es muy probable que pueda pagar el precio de compra sin intereses a lo largo de 24 meses. De esta manera, ahorrará costes de financiación y podrá distribuir su capital propio a lo largo de un periodo de tiempo más largo, conservando así cierta liquidez y la flexibilidad y libertad correspondientes.

Sin embargo, tenga en cuenta que, en retrospectiva, la mayoría de los autónomos admiten haber hecho cálculos excesivamente optimistas. Por eso, una recomendación habitual es calcular o reservar, además de los costes previstos, una reserva equivalente al 30 % del coste total.

4.) El local

Hay que considerar si se deben alquilar o comprar las instalaciones.

En algunos casos, la ubicación es decisiva y una oferta muy limitada condiciona las opciones disponibles. Si solo hay un local libre en el paseo marítimo que es imprescindible para usted y solo está en venta o se puede alquilar, deberá ajustar sus cálculos en función de las circunstancias.

En caso contrario, como siempre, hay que sopesar las ventajas y los inconvenientes. Alquilar el inmueble adecuado no solo supone una inversión menor y, por lo tanto, un riesgo menor. Si, a pesar del éxito, pierde el interés por su negocio, una inversión menor no solo significa un riesgo menor, sino también una libertad mucho mayor. El caso es el mismo que cuando se compra una vivienda propia. Quien compra una casa en el campo no puede marcharse tan fácilmente como quien ha firmado un contrato de alquiler de 12 meses.

Por otro lado, no es raro que el propietario, que al principio era tan amable, descubra gracias a sus esfuerzos un modelo de negocio que le gustaría continuar sin usted. Se produce un desahucio por motivos poco convincentes. O, de forma inesperada, no se renueva el contrato de alquiler. O se dificulta al inquilino la continuación de su actividad para provocar que sea él quien rescinda el contrato. Por supuesto, la legislación española en materia de arrendamientos también prevé normas para evitarlo, y el arrendador puede verse obligado a indemnizar al inquilino. Sin embargo, es mejor prever este tipo de situaciones en el contrato, ya que las disposiciones legales son en parte insatisfactorias y no adecuadas para compensar íntegramente los daños que pueda sufrir el inquilino.

4.) El personal

Una vez definido el concepto de negocio, hay que considerar cuáles son las necesidades de personal. ¿Qué puede asumir el propio operador y en qué aspectos es necesario recurrir a conocimientos o mano de obra externos?

Para hacerse una idea de los costes de personal, le recomendamos que lea el artículo correspondiente.

Al igual que con cualquier otro modelo de negocio, aquí también se aplica lo siguiente: con una planificación inteligente se pueden evitar los errores más graves. España puede parecer más accesible en muchos aspectos, pero en realidad también hay que superar numerosos obstáculos burocráticos. Muchos de los que se lanzaron a la aventura en España sin pensarlo dos veces, al final se deshacían en elogios hacia los funcionarios alemanes, tan amables, competentes y poco burocráticos. Y tienen toda la razón. En la mayoría de los casos, no son los funcionarios ni los administrativos los que causan problemas, sino los futuros empresarios, que no se han preparado bien y han dado el segundo paso antes que el primero, metiéndose así en una situación complicada. Esto no es diferente en España que en Alemania. Quien empieza a reformar un local en el paseo marítimo sin informarse previamente sobre la licencia de actividad necesaria, corre el riesgo de perder literalmente una suma considerable de dinero.