Las pequeñas y medianas empresas (PYME) representaron alrededor del 90 % del rendimiento económico total en España en 2015. La gran mayoría de ellas tenían la forma jurídica de sociedad limitada (SL). Más de 1,1 millones de sociedades limitadas se contraponían a solo unas 90 000 sociedades anónimas, y solo unas 4000 de estas sociedades anónimas eran las denominadas grandes empresas con más de 250 empleados.
Debido a su difusión e importancia, se puede afirmar que la Sociedad Limitada domina el panorama empresarial español junto con los comerciantes individuales.
La limitación de la responsabilidad, el reducido capital social de 3000 euros y los gastos administrativos manejables de la sociedad limitada son las principales razones de su popularidad.
A pesar de su sencillez, no hay que subestimar el alcance de las obligaciones.
La siguiente lista ofrece una pequeña visión general al respecto:
Obligaciones contables de la Sociedad Limitada
Una Sociedad Limitada está obligada a llevar los siguientes libros:
- Libro de inventario y de existencias y libro de informes anuales.
En este libro se presenta al inicio el balance inicial detallado de la empresa. Como mínimo cada trimestre se consignan los importes y saldos correspondientes, así como el balance en el momento del cierre del ejercicio y la cuenta de pérdidas y ganancias.
2. Libro diario
Cada día se anotan los movimientos que se producen. En lugar de hacerlo diariamente, las anotaciones pueden realizarse a intervalos más largos, de un mes como máximo, siempre que estos movimientos se registren en otros libros.
3. Libro de actas
En este libro se documentarán las juntas de socios y los asuntos tratados en ellas, así como las decisiones adoptadas, que deberán firmarse de forma adecuada.
4. Libro de socios
En este libro se registrarán todos los socios y las participaciones que posean.
5. Libro de contratos
Si se trata de una sociedad unipersonal, es decir, si existe un único socio (independientemente de que sea una persona física o jurídica), se deberán registrar todos los contratos existentes entre la sociedad y su único socio.
Los libros descritos deben conservarse durante al menos seis años a partir de la última inscripción, aunque se recomienda conservar toda la documentación durante al menos 15 años, ya que pueden surgir situaciones de responsabilidad en las que sería decisivo poder recurrir a estos documentos. Dada la facilidad con la que hoy en día, gracias a los escáneres de documentos más económicos (200-300 euros), se pueden archivar en cuestión de minutos incluso hojas impresas por ambas caras en formato PDF, no se debe destruir ningún documento importante, independientemente de su antigüedad, sin haber realizado previamente al menos una copia digital.
Obligaciones frente al Registro Mercantil
Toda sociedad limitada debe llevar sus libros de contabilidad de forma ordenada. Además de la obligación de llevar la contabilidad, como hemos visto anteriormente, está obligada a llevar un libro de actas y un registro de socios. Estos deben estar certificados por el Registro Mercantil local competente. Antes, esto significaba que los libros debían presentarse allí en formato físico, pero hoy en día también puede hacerse de forma electrónica.
En el plazo de un mes (artículo 279.1 de la Ley de Sociedades de Capital) desde la aprobación de las cuentas anuales, la sociedad o el administrador estará obligado a presentar en el Registro Mercantil los siguientes documentos:
- Solicitud firmada por el representante legal.
- Certificación del órgano competente para la aprobación de las cuentas anuales.
- Ficha general de identificación.
- Informe anual de la sociedad.
- Balance.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Informe sobre el impacto de las actividades comerciales en el medio ambiente.
- Informe sobre las participaciones propias.
- Informe de auditoría
- Informe de gestión
- Estado de flujos de efectivo
Los tres últimos documentos solo se tienen en cuenta, por supuesto, si es necesario presentar un informe de un auditor.
A continuación, si los documentos presentados están completos y no contienen incongruencias, el registrador mercantil los examinará de forma sumaria en un plazo de 15 días. Si no se detectan errores, el registrador procederá a la inscripción. De lo contrario, se devolverán los documentos indicando los errores para que puedan ser corregidos.
Obligaciones fiscales
- Impuesto de sociedades (Impuesto de Sociedades, abreviado: IS)
El tipo general es del 25 %. Sin embargo, dependiendo del domicilio social de la sociedad y otras particularidades, el tipo puede ser del 1, 10, 15, 20, 28 o 30 % en lugar del 25 %.
- Impuesto sobre el valor añadido (IVA)
Cada trimestre debe presentarse una declaración del impuesto sobre el valor añadido (y una declaración anual del impuesto sobre el valor añadido), en la que se refleje el impuesto sobre el valor añadido recaudado en el marco de las facturas emitidas y el impuesto sobre el valor añadido pagado en virtud de las facturas abonadas por la sociedad.
Dado que el impuesto sobre el valor añadido es un impuesto que debe pagar el consumidor final, la sociedad compensa el IVA que ha pagado con el que ha recaudado. Si ha recaudado más IVA del que ha pagado, debe abonar la diferencia a la Agencia Tributaria.
- pagar a la Agencia Tributaria las retenciones fiscales obligatorias a los prestadores de servicios o arrendadores (una parte del importe de la factura de los prestadores de servicios individuales no se paga al prestador de servicios, tal y como se indica en su factura, sino directamente a la Agencia Tributaria; de este modo, el prestador de servicios puede deducir de su deuda tributaria los pagos ya realizados a la Agencia Tributaria o, si estos son inferiores, reclamar su devolución; de este modo, la Agencia Tributaria tiene un control más preciso sobre el volumen de negocios de los prestadores de servicios; el Estado dispone de antemano de una parte de los ingresos fiscales).
Obligaciones con la Seguridad Social
- El administrador debe estar dado de alta en la Seguridad Social y pagar las cotizaciones correspondientes.
- Si la sociedad tiene empleados, la empresa debe registrarse en la Seguridad Social.
- Cualquier contratación, despido o modificación del contrato relevante a efectos de la Seguridad Social debe comunicarse a la Seguridad Social.
- Las cotizaciones a la Seguridad Social deben pagarse dentro del plazo establecido. En caso de demora, si la deuda acumulada alcanza un importe determinado (50 000 euros), puede incluso ser objeto de sanciones penales.
