En cuanto al procedimiento para presentar la documentación exigida por la ley ante el Registro Mercantil, hay que distinguir tres fases.

a.) Plazo para la elaboración de las cuentas anuales, b.) Plazo para la aprobación de las cuentas anuales y c.) Plazo para la presentación de las cuentas anuales ante el Registro Mercantil.

De conformidad con el artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital, los administradores de una sociedad están obligados a formular las cuentas anuales en el plazo de tres meses a partir del cierre del ejercicio social.

De conformidad con el artículo 272 de la Ley de Sociedades de Capital, las cuentas anuales deben ser aprobadas por la junta general de accionistas.

De conformidad con el artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital, en relación con el artículo 365 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil], las cuentas anuales deben presentarse ante el Registro Mercantil competente en el domicilio social de la sociedad. Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil], las cuentas anuales deberán presentarse en el Registro Mercantil competente en el lugar de domicilio social de la sociedad en el plazo de un mes a partir de su aprobación. Este plazo de un mes se contará de tal manera que expire el mismo día del mes siguiente.

Si las cuentas anuales se aprobaron el 30 de junio, el plazo expirará a las 24:00 horas del 30 de julio del mismo año.

En el plazo de un mes (artículo 279.1 de la Ley de Sociedades de Capital) desde la aprobación de las cuentas anuales, la sociedad o el administrador deberá presentar en el Registro Mercantil los siguientes documentos:

Si la sociedad no cumple con sus obligaciones de presentación ante el Registro Mercantil, el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital establece que el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas impondrá una multa. Esta multa oscila entre 1200 y 60 000 euros. Si se trata de una sociedad o un grupo de sociedades con una facturación anual superior a 6 000 000 de euros, el límite máximo de la multa será de 300 000 euros por cada año de retraso.

La multa se determina en función del tamaño de la empresa, en relación con el volumen de activos y las cifras de ventas del último ejercicio fiscal declarado. A falta de estas cifras, se tomará como referencia el capital social.

Si los documentos que no se han presentado se hubieran presentado con retraso antes de que se iniciara el procedimiento sancionador, la multa será igual al tipo mínimo aplicable (que depende de las características de la empresa) y se reducirá en un 50 %.

El derecho a imponer estas multas prescribe al cabo de tres años.

Las multas impuestas hasta la fecha se han basado en los siguientes factores. En general, se ha impuesto una multa equivalente al 0,5 % de los activos, más el 0,5 ‰ de los ingresos totales obtenidos durante el año anterior. A falta de estas cifras, el 2 % del capital social.

Si el 0,5 % de los activos ascendía a un importe superior al 2 % del capital social, hasta ahora se concedían reducciones del 10 %.

Hasta ahora, las sociedades inactivas con un capital social de 3000 euros podían salirse con la suya pagando una multa de solo 60 euros.

Sin embargo, dada la tensa situación presupuestaria, hay que ser especialmente cautelosos, ya que estas multas son muy inferiores a los requisitos legales reales y podrían revisarse al alza rápidamente.