El secretario de la comunidad de propietarios
Entre los órganos rectores de la comunidad mencionados en el artículo 13 de la LPH se encuentra también el secretario (artículo 13.1.e.) LPH).
Su función principal es redactar las convocatorias a las juntas de propietarios, junto con el orden del día y los documentos adjuntos (según las instrucciones del presidente), enviarlas a los propietarios (o, en su defecto, publicarlas en el tablón de anuncios) y, posteriormente, redactar y enviar (o, en su defecto, publicar en el tablón de anuncios) el acta de la reunión a los miembros de la comunidad de propietarios. Además, elabora los certificados sobre el estado de las deudas (necesarios en principio para la certificación notarial de las transmisiones de elementos de propiedad especial) y certifica, cuando es necesario, los acuerdos, cuando así lo exige la ley (por ejemplo, sobre la decisión de interponer una demanda contra un perturbador o de iniciar un procedimiento monitorio).
Aunque este cargo está expresamente previsto en la Ley de Propiedad Horizontal española y tiene funciones claramente delimitadas, a menudo se ejerce por ley en unión con otros cargos. Así, según el artículo 13.5 de la LPH, a falta de disposición contraria en los estatutos o por acuerdo mayoritario, el cargo de secretario (así como el de administrador) será ejercido directamente por el presidente.
Sin embargo, esta disposición legal es una excepción en la práctica. En muy pocos casos, especialmente en comunidades grandes o incluso urbanizaciones, las funciones y tareas de estos tres cargos pueden ser ejercidas por una sola persona.
Sin embargo, el cargo de secretario suele ser desempeñado por el administrador. Dada la estrecha relación entre ambos cargos, ambos deben recurrir a los documentos elaborados por el otro (por ejemplo el secretario a la contabilidad del administrador, para conocer los nombres de los propietarios que no han cumplido con sus obligaciones de pago a la hora de redactar las convocatorias a las juntas, con el fin de identificarlos como deudores; el administrador a las actas de las juntas redactadas por el secretario), lo cual también resulta conveniente. Dado que la ley permite que tanto el administrador como el secretario sean personas que no sean propietarios, existe la posibilidad de transferir sus funciones y obligaciones a proveedores de servicios profesionales que asuman ambos cargos como secretario-administrador. El ejercicio de ambos cargos en persona unida como secretario-administrador está expresamente permitido por el artículo 13.6 de la LPH. Si los estatutos o una decisión mayoritaria establecen que los cargos de secretario y administrador se ejercen independientemente del cargo de presidente, se plantea la cuestión de cómo proceder cuando, además del cargo de presidente, solo se ha ocupado el cargo de secretario o administrador. ¿Quién asume en tales casos el cargo o, al menos, las funciones del cargo vacante de administrador o secretario? ¿Recae el cargo vacante de nuevo en el presidente?
Del artículo 20.1.e) de la LPH se deduce que el administrador debe ejercer el cargo de secretario vacante y el secretario el cargo de administrador vacante.
A pesar de la clara distribución de competencias y de las asignaciones inequívocas al secretario, cuya función es indispensable, las disposiciones mencionadas dejan claro que la ley solo le otorga una posición subordinada. Si el presidente no asume sus funciones, estas recaen en el administrador en calidad de secretario-administrador. La ley parece casi dar por sentado que este cargo no será ocupado por una persona concreta.
Dado que las obligaciones asociadas al cargo de secretario han aumentado, son indispensables para el funcionamiento de la comunidad y, como se ha descrito anteriormente, a menudo están estrechamente relacionadas con la actividad del administrador, el ejercicio de los cargos de secretario y administrador por una sola persona (tal y como prevé el artículo 13.6 LPH) como secretario-administrador es, con razón, el más extendido.
