El administrador de la propiedad

El administrador es, según el artículo 13.1.d.) LPH, uno de los órganos de la comunidad. A diferencia de otros cargos, sus funciones están claramente definidas por la ley y pueden deducirse en gran medida del artículo 20 LPH. Según este, el administrador tiene las siguientes funciones:

1. Velar por la buena gestión de la finca, sus instalaciones y servicios y, a tal fin, dirigir las indicaciones y advertencias oportunas a los propietarios (artículo 20.1.a.) de la LPH).

Sin embargo, esto no significa que se pueda esperar de él (si no se trata de un propietario que vive en la comunidad) una presencia personal constante. El administrador depende especialmente de que los propietarios y los demás órganos de la comunidad le informen de posibles irregularidades, a fin de cumplir con la tarea del artículo 20.1.a.) LPH. No obstante, los administradores (profesionales) comprometidos se caracterizan por realizar visitas de control a la comunidad al menos a intervalos regulares. Incluso el mejor administrador solo puede cumplir sus funciones de forma limitada si actúa únicamente desde su escritorio.

2. Elaborar con la debida puntualidad el presupuesto previsible y someterlo a la aprobación de la junta, así como proponer los medios necesarios para cubrir los gastos (artículo 20.1.b.) LPH).

Aunque la formulación elegida por la ley pueda resultar algo engorrosa, el artículo 20.1.b) de la LPH no obliga al administrador a nada más que a elaborar un plan económico. Este resumen o relación debe realizarse con la antelación suficiente para que la junta de propietarios pueda debatirlo y votarlo antes de que se produzca un hecho consumado. Para que todos los propietarios puedan conocer suficientemente el plan económico propuesto por el administrador y se pueda mantener un debate constructivo en la junta, parece aconsejable adjuntar un resumen completo del mismo a la convocatoria de la junta de propietarios. En este sentido, el plan económico también debe estar listo con la suficiente antelación para estar disponible en función de la fecha en que se celebre la junta, según la voluntad de la comunidad o del presidente. Mientras que las comunidades de propietarios en zonas turísticas con un bajo porcentaje de residentes fijos harían bien en celebrar la junta (ordinaria) en los meses de verano o de vacaciones, cuando se espera una mayor asistencia de los propietarios, las comunidades de las grandes ciudades y con un alto porcentaje de residentes fijos preferirán, por las mismas razones, celebrar sus juntas en los demás meses. La elaboración del plan económico debe realizarse con la antelación suficiente para tener en cuenta estas necesidades individuales.

Además del plan económico, el administrador también está obligado (aunque esto no se desprende únicamente del artículo 20 de la LPH, sino en relación con los artículos 9.1.e) y 14.b) LPH) llevar un libro de contabilidad, elaborar una liquidación del ejercicio económico anterior y rendir cuentas al respecto.

3. Ocuparse del mantenimiento y la conservación de la casa/instalación y ordenar las reparaciones y medidas que sean necesarias por motivos de urgencia, debiendo el administrador informar inmediatamente al presidente o, en su caso, a los propietarios (artículo 20.1.c.) LPH).

Como se desprende del artículo 14.c.) LPH, solo la junta de propietarios está facultada para decidir sobre todos los trabajos de reparación, tanto programados como no programados. Por lo tanto, el administrador solo podrá actuar por su cuenta, sin necesidad de resolución, cuando una reparación o medida requiera una intervención inmediata debido a su carácter urgente. El artículo 14.c.) LPH continúa explicando lo que ya se desprende del artículo 20.1.c.) LPH, a saber, que la junta debe ser informada inmediatamente por el administrador de las reparaciones o medidas urgentes que este haya ordenado.

En relación con la facultad del administrador para llevar a cabo las medidas urgentes descritas, también debe tenerse en cuenta el artículo 7.1.2 LPH. Según este artículo, los propietarios están obligados a informar inmediatamente al administrador de la necesidad de realizar reparaciones urgentes. De este modo se pretende evitar que los propietarios individuales tomen medidas por su cuenta, que pueden ser inadecuadas o independientes entre sí, es decir, paralelas, y que, debido a la falta de coordinación, los daños se agraven o se reparen de forma inadecuada. Por lo tanto, la primera persona de contacto en caso de una reparación urgente de los elementos comunes es siempre el administrador. Lo ideal es que este esté siempre localizable en un número de emergencia conocido por todos los residentes del inmueble (por ejemplo, mediante un aviso en el tablón de anuncios) y que mantenga contactos previos con los distintos servicios de emergencia para que las reparaciones urgentes puedan realizarse realmente con la mayor brevedad posible.

A la inversa, se puede afirmar que el administrador solo puede ordenar obras normales si estas han sido acordadas por la junta de propietarios y se le ha encargado su ejecución. Más información al respecto en el siguiente punto.

4. Ejecutar las decisiones que tengan por objeto obras de construcción, así como efectuar y cobrar todos los pagos admisibles (artículo 20.1.d.) LPH).

Más allá de la formulación de la ley, que se refiere expresamente solo a la ejecución de acuerdos que se refieren a medidas de construcción, también deben ejecutarse, por supuesto, los acuerdos que se refieren a otros asuntos, a menos que el presidente disponga lo contrario.

Sin embargo, en lo que respecta a las medidas de construcción, se aclara una vez más que el administrador solo puede ordenar aquellas medidas de construcción que hayan sido decididas por la junta de propietarios o que constituyan medidas de reparación que no superen el importe fijado en el plan de gastos (es decir, que puedan considerarse planificadas en el sentido más amplio), o que, debido a su carácter imprevisible y a la urgencia de su ejecución, requieran la intervención inmediata del administrador.

5. En su caso, ejercer las funciones de secretario, si este cargo no se ha asignado a otra persona o recae directamente en el administrador, y conservar los documentos comunitarios a disposición de los propietarios (artículo 20.e) LPH).

6. En algunos casos se debate si también corresponde al administrador decidir qué mayorías son necesarias para adoptar las respectivas decisiones. Si el administrador es un prestador de servicios externo, hay muchos argumentos a favor de que, como experto debidamente formado, pueda tomar este tipo de decisiones. Para evitar discusiones innecesarias en la junta y reducir en la medida de lo posible la impugnación posterior de los acuerdos, algunos autores recomiendan aclarar exhaustivamente de antemano qué mayorías son pertinentes y, en el caso ideal, anunciar las mayorías necesarias en la convocatoria.

7. Desempeñar todas las demás tareas y obligaciones que le encomiende la asamblea.

Se le pueden encomendar todas las tareas adicionales imaginables. No obstante, se debe tener en cuenta el artículo 13.1.2 de la LPH. Del mismo modo que la creación de nuevos órganos no previstos por la ley no supone una restricción de las tareas y responsabilidades de los demás órganos frente a terceros, tampoco puede aplicarse nada diferente en caso de delegación de tareas y obligaciones al administrador.

Un caso frecuente, que incluso está previsto por la ley, es el de la habilitación del administrador, de conformidad con el artículo 21.1 de la LPH, para reclamar las cuotas adeudadas por los propietarios a los gastos comunes mediante un procedimiento monitorio.

Por lo tanto, el administrador se encarga de todos los asuntos administrativos de la comunidad, con exclusión de aquellas tareas que correspondan explícitamente al secretario. (Solo la redacción de las convocatorias, su envío a los propietarios, la redacción del acta de las juntas de propietarios y la expedición de los certificados de los acuerdos serán realizadas por el secretario, de conformidad con la ley).

A diferencia del presidente, la ley, de conformidad con el artículo 13.6.2 LPH, establece expresamente que el cargo de administrador puede ser desempeñado no solo por propietarios, sino también por terceros cualificados.

Sin embargo, existe controversia sobre la formación que debe acreditar un tercero (es decir, un no propietario) para ser considerado cualificado en el sentido del artículo 13.6 de la LPH. La respuesta a esta pregunta es importante no solo para poder seleccionar a un administrador adecuado, sino también, y sobre todo, porque los propietarios individuales podrían impugnar el nombramiento de un administrador que consideraran inadecuado alegando falta de cualificación.

Se consideran aptos en el sentido del artículo 13.6 de la LPH, en cualquier caso, los miembros del Colegio Oficial de Administradores de Fincas, así como aquellos que cumplan los requisitos de admisión del colegio.

Los propietarios no deben tener, como se ha descrito, ningún tipo de conocimientos, y mucho menos una formación especial, para poder ejercer la función de administrador.

Sin embargo, si se trata de una comunidad con muchos elementos de propiedad especial y, por lo tanto, con muchos propietarios, es muy recomendable contratar a un administrador profesional de fincas. El mero hecho de registrar los ingresos y gastos, tener en cuenta y cumplir los respectivos plazos de pago (electricidad, agua, proveedores de servicios, seguros, nóminas de los empleados de la comunidad, etc.), controlar que haya fondos suficientes en la cuenta y organizar y supervisar los trabajos de mantenimiento y reparación ya requiere tal dedicación que, incluso sin que se produzcan incidentes especiales, se exige un gran compromiso. Artículo 13.5 LPH

El artículo 13.5 de la LPH establece que las funciones del administrador (y del secretario) serán desempeñadas por el presidente, salvo que los estatutos o una decisión mayoritaria prevean un ejercicio independiente de la presidencia, pero, en la práctica, esta disposición legal es una excepción en el contexto descrito.

Dado el volumen de tareas que recaen sobre el administrador y el secretario, la asunción de todas estas obligaciones por parte de un propietario que ya ocupa la presidencia suele suponer una carga de trabajo excesiva y, en consecuencia, a menudo un desempeño deficiente de sus funciones, si la comunidad tiene un cierto tamaño y el propietario en cuestión tiene que cumplir además otras obligaciones (profesionales o privadas).

Por lo tanto, es muy recomendable hacer uso de la posibilidad que ofrece la ley de que los cargos de administrador y secretario sean desempeñados por proveedores de servicios profesionales.

Por lo general, ambos cargos (de administrador profesional) son desempeñados por una misma persona como secretario-administrador, lo que permite expresamente el artículo 13.6 de la LPH y se refleja también en el artículo 20.1.e.) LPH, donde se establece que, en su caso, el administrador asumirá las funciones del secretario.

De este modo, todas las cuestiones administrativas de la comunidad se concentran en una sola persona, lo que supone una gran simplificación tanto para la administración (ya que toda la información se encuentra en una sola mano) como para los propietarios (que ahora solo tienen un interlocutor además del presidente).