¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos?

Todo el mundo conoce esta situación. Ya sean montones de expedientes, facturas antiguas, documentos bancarios o declaraciones de impuestos. Quien no se haya establecido por cuenta propia hace solo unos años, tarde o temprano tendrá que decidir qué hacer con los documentos antiguos que, al menos a primera vista, ya no son necesarios.

Entonces surge la pregunta sobre la obligación legal, pero también sobre la obligación útil de conservación, ya que hay varias que deben tenerse en cuenta.

En este contexto, hay ocho ámbitos normativos que son importantes. Estos abarcan desde los requisitos del derecho de sociedades y del registro mercantil, pasando por los plazos de prescripción del derecho fiscal y los plazos de prescripción generales del derecho civil, hasta las cuestiones de prescripción del derecho penal.

En resumen, se puede decir que todos los documentos deben conservarse durante al menos diez años y, en el mejor de los casos, durante 30 años.

I.) Documentos contables

El Código de Comercio español distingue entre los libros comerciales propiamente dichos y los informes complementarios o documentos subordinados. Sin embargo, por regla general se aplica la disposición del artículo 30 del Código de Comercio, según la cual prácticamente todos los documentos comerciales deben conservarse durante al menos seis años.

Así, el libro de inventario o de existencias, el libro diario, así como el libro de cuentas y el libro de balances con los estados financieros anuales (Libro de Inventario y Cuentas Anuales) deben conservarse durante toda la existencia de la sociedad y, como mínimo, durante los seis años siguientes a su disolución y liquidación (contados a partir de la última inscripción en los respectivos libros).

Las cuentas anuales, incluidas las cuentas de pérdidas y ganancias y los balances, así como los informes de gestión y los informes de auditoría y los informes y declaraciones del administrador y, en su caso, del consejo de administración, deberán conservarse durante al menos seis años. Sin embargo, en aras de la exhaustividad y habida cuenta de lo dispuesto en el párrafo anterior, se recomienda conservar también estos documentos durante al menos seis años después de la liquidación de la sociedad.

Los libros de actas que acreditan el contenido de las juntas generales y, en su caso, de las reuniones del consejo de administración (Libro de Actas de la Junta General y del Consejo de Administración), los libros de accionistas en el caso de una sociedad anónima (Libro de Acciones Nominativas / Sociedad Anónima), el libro de registro de participaciones/socios (Libro de Registro de Participaciones / Socios / Sociedad Limitada) en el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, el libro de registro de contratos entre la sociedad y el socio único (Libro de Registro de Contratos entre la Sociedad y el Socio Único), así como otros libros relacionados con el derecho de sociedades, deben conservarse durante la existencia de la sociedad y durante los seis años siguientes.

Los documentos públicos relacionados con la sociedad, como la escritura de constitución, las modificaciones de los estatutos, las resoluciones de los socios certificadas ante notario, la concesión y revocación de poderes, la compra de participaciones (Sociedad Limitada) o acciones (Sociedad Anónima), la compra de bienes inmuebles, la compra certificada ante notario de bienes muebles, disolución y liquidación de la sociedad, y documentos similares deben conservarse, por un lado, desde el punto de vista puramente societario, durante la existencia de la sociedad y hasta su disolución y liquidación, así como durante al menos otros seis años más, y, por otro lado, desde el punto de vista contractual o civil, durante el tiempo que puedan derivarse derechos de las relaciones contractuales. Teniendo en cuenta que las reclamaciones generales en materia de derecho contractual que no están sujetas a un plazo de prescripción especial prescriben a los 5 años (inicialmente eran 15 años, pero desde la reforma de 2015 son 5 años [véanse, no obstante, las disposiciones transitorias pertinentes]), pero también existe un plazo de prescripción de 20 años para los derechos del acreedor hipotecario y un plazo de prescripción de 30 años para los derechos reales sobre bienes inmuebles, también deben conservarse todos los documentos pertinentes más allá del plazo mínimo de seis años previsto en el derecho de sociedades.

En principio, las mismas normas se aplican a los documentos privados relacionados con el derecho de sociedades. Estos también deben conservarse durante seis años después de la extinción de la sociedad. Si es posible, se debe tener en cuenta el plazo de prescripción civil de hasta 30 años, a fin de poder hacer frente de manera adecuada a posibles reclamaciones civiles o estar en condiciones de hacer valer dichas reclamaciones.

De conformidad con el artículo 30 del Código de Comercio español, además de los libros de contabilidad, el empresario deberá conservar en orden la correspondencia, facturas, albaranes, etc., durante al menos seis años a partir de la última anotación realizada en el libro correspondiente, salvo que disposiciones especiales establezcan otro plazo.

Por lo tanto, los contratos con proveedores, clientes, empresas de transporte, arrendadores, arrendatarios, etc., así como los folletos, catálogos, material publicitario, etc., también deben conservarse durante al menos los seis años mencionados.

Sin embargo, también en este caso se recomienda, en vista de las posibles reclamaciones civiles que puedan surgir, tener en cuenta los plazos de prescripción civiles de hasta 30 años, en función de las particularidades concretas, y, en caso de duda, conservar los documentos durante el mismo periodo de tiempo.

IV.) Impuestos y Hacienda

El plazo de prescripción fiscal general en España es de 4 años. El plazo comienza a partir del último día en que se pudo declarar y pagar el impuesto dentro del plazo establecido. Este plazo se interrumpe a menudo por declaraciones y pagos fuera de plazo, así como por verificaciones por parte de la Agencia Tributaria.

Por lo tanto, todos los documentos relevantes a efectos fiscales deben conservarse al menos hasta cuatro años después de la fecha límite de presentación. Si se produce una interrupción del plazo de prescripción por un periodo más largo, es decir, cuatro años después de la finalización del procedimiento de inspección fiscal o de la presentación tardía de la declaración.

Dado que, por ejemplo, el impuesto de sociedades debe declararse en julio del año siguiente al cierre del ejercicio fiscal, un hecho relevante a efectos fiscales que se produjera en mayo de 2015 no se tendría en cuenta hasta la declaración de impuestos del año 2015, que debía presentarse en julio de 2016.

Dado que el plazo de prescripción ordinario no comienza hasta el 1 de agosto de 2020 (si no se interrumpe), pueden transcurrir más de cinco años entre el hecho fiscalmente relevante y su prescripción.

Sin embargo, dadas las posibles consecuencias penales que pueden derivarse de declaraciones de impuestos incorrectas, cabe señalar que, por motivos de seguridad, todos los documentos relevantes a efectos fiscales deben conservarse durante al menos diez años.

Por lo tanto, el Reglamento EHA/962/2007, de 10 de abril, prevé la posibilidad de que, por ejemplo, las facturas sean registradas digitalmente por proveedores de servicios cualificados y provistas de una firma igualmente cualificada, con el fin de conservar únicamente una copia electrónica y destruir el documento original.

Como novedad importante de 2015, cabe destacar que la Agencia Tributaria puede ahora comprobar las pérdidas fiscales durante diez años, por lo que, aparte del plazo general de prescripción de cuatro años, esto supone una ampliación significativa de las posibilidades de control y, por lo tanto, también una obligación de conservación más prolongada de los documentos correspondientes.

Dado que sigue siendo posible hacer valer tales pérdidas fiscales durante un máximo de 18 años, también se amplía el plazo de posible revisión.

El mismo principio se aplica a las amortizaciones. Mientras se amortice una inversión, también debe conservarse la documentación correspondiente.

V.) Penalización

En caso de evasión fiscal punible, pero también en caso de impago de las cotizaciones a la seguridad social, el plazo de prescripción ordinario es de cinco o diez años. Para poder documentar adecuadamente cualquier hecho relevante a efectos fiscales y de la seguridad social, se recomienda conservar dichos documentos durante al menos diez años.

Dado que la prescripción de los delitos documentales, la malversación y el fraude, que son los delitos más frecuentes en el ámbito empresarial, también se produce normalmente a los diez años como máximo, también debe conservarse la documentación necesaria a este respecto.

Las amplias disposiciones para la lucha contra el blanqueo de capitales y el terrorismo también exigen que toda la información relevante desde el punto de vista económico se conserve durante al menos diez años.

Desde el punto de vista penal, por lo tanto, se recomienda por varias razones un periodo de conservación de al menos diez años.

VI.) Derecho laboral

En lo que respecta a las relaciones laborales (contratos de trabajo, despidos, etc.) y a la vista del artículo 4.1 del Real Decreto Ley 5/200, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, dichos documentos deben conservarse durante un mínimo de tres años.

Debido a la obligación general vigente en el derecho de sociedades de conservar todos los documentos relativos a la empresa durante un mínimo de seis años, y teniendo en cuenta las repercusiones que estos documentos pueden tener a otros niveles, deben conservarse durante un mínimo de diez años.

VII.) Seguridad social

En materia de Seguridad Social, el artículo 4.2 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, establece la obligación de conservar todos los documentos relevantes durante cuatro años. por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) exige que se conserven todos los documentos pertinentes durante cuatro años.

No obstante, se aplican mutatis mutandis las disposiciones relativas al Derecho laboral. Desde el punto de vista del Derecho de sociedades, es necesario conservarlos durante al menos seis años. No obstante, debido a las posibles implicaciones, los documentos deben conservarse durante al menos diez años.

VIII.) Seguridad en el trabajo por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, el requisito de conservar todos los documentos pertinentes durante cinco años.

En este caso también se aplican, mutatis mutandis, las disposiciones del Derecho laboral y de la Seguridad Social relativas a la obligación de conservación durante un período mínimo de seis años prevista en el Derecho de sociedades.