Todo el mundo conoce esta situaci\u00f3n. Ya sean montones de expedientes, facturas antiguas, documentos bancarios o declaraciones de impuestos. Quien no se haya establecido por cuenta propia hace solo unos a\u00f1os, tarde o temprano tendr\u00e1 que decidir qu\u00e9 hacer con los documentos antiguos que, al menos a primera vista, ya no son necesarios.<\/p>\n
Entonces surge la pregunta sobre la obligaci\u00f3n legal, pero tambi\u00e9n sobre la obligaci\u00f3n \u00fatil de conservaci\u00f3n, ya que hay varias que deben tenerse en cuenta.<\/p>\n
En este contexto, hay ocho \u00e1mbitos normativos que son importantes. Estos abarcan desde los requisitos del derecho de sociedades y del registro mercantil, pasando por los plazos de prescripci\u00f3n del derecho fiscal y los plazos de prescripci\u00f3n generales del derecho civil, hasta las cuestiones de prescripci\u00f3n del derecho penal.<\/p>\n
En resumen, se puede decir que todos los documentos deben conservarse durante al menos diez a\u00f1os y, en el mejor de los casos, durante 30 a\u00f1os.<\/p>\n
El C\u00f3digo de Comercio espa\u00f1ol distingue entre los libros comerciales propiamente dichos y los informes complementarios o documentos subordinados. Sin embargo, por regla general se aplica la disposici\u00f3n del art\u00edculo 30 del C\u00f3digo de Comercio, seg\u00fan la cual pr\u00e1cticamente todos los documentos comerciales deben conservarse durante al menos seis a\u00f1os.<\/p>\n
As\u00ed, el libro de inventario o de existencias, el libro diario, as\u00ed como el libro de cuentas y el libro de balances con los estados financieros anuales (Libro de Inventario y Cuentas Anuales) deben conservarse durante toda la existencia de la sociedad y, como m\u00ednimo, durante los seis a\u00f1os siguientes a su disoluci\u00f3n y liquidaci\u00f3n (contados a partir de la \u00faltima inscripci\u00f3n en los respectivos libros).<\/p>\n
Las cuentas anuales, incluidas las cuentas de p\u00e9rdidas y ganancias y los balances, as\u00ed como los informes de gesti\u00f3n y los informes de auditor\u00eda y los informes y declaraciones del administrador y, en su caso, del consejo de administraci\u00f3n, deber\u00e1n conservarse durante al menos seis a\u00f1os. Sin embargo, en aras de la exhaustividad y habida cuenta de lo dispuesto en el p\u00e1rrafo anterior, se recomienda conservar tambi\u00e9n estos documentos durante al menos seis a\u00f1os despu\u00e9s de la liquidaci\u00f3n de la sociedad.<\/p>\n
Los libros de actas que acreditan el contenido de las juntas generales y, en su caso, de las reuniones del consejo de administraci\u00f3n (Libro de Actas de la Junta General y del Consejo de Administraci\u00f3n), los libros de accionistas en el caso de una sociedad an\u00f3nima (Libro de Acciones Nominativas \/ Sociedad An\u00f3nima), el libro de registro de participaciones\/socios (Libro de Registro de Participaciones \/ Socios \/ Sociedad Limitada) en el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, el libro de registro de contratos entre la sociedad y el socio \u00fanico (Libro de Registro de Contratos entre la Sociedad y el Socio \u00danico), as\u00ed como otros libros relacionados con el derecho de sociedades, deben conservarse durante la existencia de la sociedad y durante los seis a\u00f1os siguientes.<\/p>\n
Los documentos p\u00fablicos relacionados con la sociedad, como la escritura de constituci\u00f3n, las modificaciones de los estatutos, las resoluciones de los socios certificadas ante notario, la concesi\u00f3n y revocaci\u00f3n de poderes, la compra de participaciones (Sociedad Limitada) o acciones (Sociedad An\u00f3nima), la compra de bienes inmuebles, la compra certificada ante notario de bienes muebles, disoluci\u00f3n y liquidaci\u00f3n de la sociedad, y documentos similares deben conservarse, por un lado, desde el punto de vista puramente societario, durante la existencia de la sociedad y hasta su disoluci\u00f3n y liquidaci\u00f3n, as\u00ed como durante al menos otros seis a\u00f1os m\u00e1s, y, por otro lado, desde el punto de vista contractual o civil, durante el tiempo que puedan derivarse derechos de las relaciones contractuales. Teniendo en cuenta que las reclamaciones generales en materia de derecho contractual que no est\u00e1n sujetas a un plazo de prescripci\u00f3n especial prescriben a los 5 a\u00f1os (inicialmente eran 15 a\u00f1os, pero desde la reforma de 2015 son 5 a\u00f1os [v\u00e9anse, no obstante, las disposiciones transitorias pertinentes]), pero tambi\u00e9n existe un plazo de prescripci\u00f3n de 20 a\u00f1os para los derechos del acreedor hipotecario y un plazo de prescripci\u00f3n de 30 a\u00f1os para los derechos reales sobre bienes inmuebles, tambi\u00e9n deben conservarse todos los documentos pertinentes m\u00e1s all\u00e1 del plazo m\u00ednimo de seis a\u00f1os previsto en el derecho de sociedades.<\/p>\n
En principio, las mismas normas se aplican a los documentos privados relacionados con el derecho de sociedades. Estos tambi\u00e9n deben conservarse durante seis a\u00f1os despu\u00e9s de la extinci\u00f3n de la sociedad. Si es posible, se debe tener en cuenta el plazo de prescripci\u00f3n civil de hasta 30 a\u00f1os, a fin de poder hacer frente de manera adecuada a posibles reclamaciones civiles o estar en condiciones de hacer valer dichas reclamaciones.<\/p>\n
De conformidad con el art\u00edculo 30 del C\u00f3digo de Comercio espa\u00f1ol, adem\u00e1s de los libros de contabilidad, el empresario deber\u00e1 conservar en orden la correspondencia, facturas, albaranes, etc., durante al menos seis a\u00f1os a partir de la \u00faltima anotaci\u00f3n realizada en el libro correspondiente, salvo que disposiciones especiales establezcan otro plazo.<\/p>\n
Por lo tanto, los contratos con proveedores, clientes, empresas de transporte, arrendadores, arrendatarios, etc., as\u00ed como los folletos, cat\u00e1logos, material publicitario, etc., tambi\u00e9n deben conservarse durante al menos los seis a\u00f1os mencionados.<\/p>\n
Sin embargo, tambi\u00e9n en este caso se recomienda, en vista de las posibles reclamaciones civiles que puedan surgir, tener en cuenta los plazos de prescripci\u00f3n civiles de hasta 30 a\u00f1os, en funci\u00f3n de las particularidades concretas, y, en caso de duda, conservar los documentos durante el mismo periodo de tiempo.<\/p>\n
El plazo de prescripci\u00f3n fiscal general en Espa\u00f1a es de 4 a\u00f1os. El plazo comienza a partir del \u00faltimo d\u00eda en que se pudo declarar y pagar el impuesto dentro del plazo establecido. Este plazo se interrumpe a menudo por declaraciones y pagos fuera de plazo, as\u00ed como por verificaciones por parte de la Agencia Tributaria.<\/p>\n
Por lo tanto, todos los documentos relevantes a efectos fiscales deben conservarse al menos hasta cuatro a\u00f1os despu\u00e9s de la fecha l\u00edmite de presentaci\u00f3n. Si se produce una interrupci\u00f3n del plazo de prescripci\u00f3n por un periodo m\u00e1s largo, es decir, cuatro a\u00f1os despu\u00e9s de la finalizaci\u00f3n del procedimiento de inspecci\u00f3n fiscal o de la presentaci\u00f3n tard\u00eda de la declaraci\u00f3n.<\/p>\n
Dado que, por ejemplo, el impuesto de sociedades debe declararse en julio del a\u00f1o siguiente al cierre del ejercicio fiscal, un hecho relevante a efectos fiscales que se produjera en mayo de 2015 no se tendr\u00eda en cuenta hasta la declaraci\u00f3n de impuestos del a\u00f1o 2015, que deb\u00eda presentarse en julio de 2016.<\/p>\n
Dado que el plazo de prescripci\u00f3n ordinario no comienza hasta el 1 de agosto de 2020 (si no se interrumpe), pueden transcurrir m\u00e1s de cinco a\u00f1os entre el hecho fiscalmente relevante y su prescripci\u00f3n.<\/p>\n
Sin embargo, dadas las posibles consecuencias penales que pueden derivarse de declaraciones de impuestos incorrectas, cabe se\u00f1alar que, por motivos de seguridad, todos los documentos relevantes a efectos fiscales deben conservarse durante al menos diez a\u00f1os.<\/p>\n
Por lo tanto, el Reglamento EHA\/962\/2007, de 10 de abril, prev\u00e9 la posibilidad de que, por ejemplo, las facturas sean registradas digitalmente por proveedores de servicios cualificados y provistas de una firma igualmente cualificada, con el fin de conservar \u00fanicamente una copia electr\u00f3nica y destruir el documento original.<\/p>\n
Como novedad importante de 2015, cabe destacar que la Agencia Tributaria puede ahora comprobar las p\u00e9rdidas fiscales durante diez a\u00f1os, por lo que, aparte del plazo general de prescripci\u00f3n de cuatro a\u00f1os, esto supone una ampliaci\u00f3n significativa de las posibilidades de control y, por lo tanto, tambi\u00e9n una obligaci\u00f3n de conservaci\u00f3n m\u00e1s prolongada de los documentos correspondientes.<\/p>\n
Dado que sigue siendo posible hacer valer tales p\u00e9rdidas fiscales durante un m\u00e1ximo de 18 a\u00f1os, tambi\u00e9n se ampl\u00eda el plazo de posible revisi\u00f3n.<\/p>\n
El mismo principio se aplica a las amortizaciones. Mientras se amortice una inversi\u00f3n, tambi\u00e9n debe conservarse la documentaci\u00f3n correspondiente.<\/p>\n
En caso de evasi\u00f3n fiscal punible, pero tambi\u00e9n en caso de impago de las cotizaciones a la seguridad social, el plazo de prescripci\u00f3n ordinario es de cinco o diez a\u00f1os. Para poder documentar adecuadamente cualquier hecho relevante a efectos fiscales y de la seguridad social, se recomienda conservar dichos documentos durante al menos diez a\u00f1os.<\/p>\n
Dado que la prescripci\u00f3n de los delitos documentales, la malversaci\u00f3n y el fraude, que son los delitos m\u00e1s frecuentes en el \u00e1mbito empresarial, tambi\u00e9n se produce normalmente a los diez a\u00f1os como m\u00e1ximo, tambi\u00e9n debe conservarse la documentaci\u00f3n necesaria a este respecto.<\/p>\n
Las amplias disposiciones para la lucha contra el blanqueo de capitales y el terrorismo tambi\u00e9n exigen que toda la informaci\u00f3n relevante desde el punto de vista econ\u00f3mico se conserve durante al menos diez a\u00f1os.<\/p>\n
Desde el punto de vista penal, por lo tanto, se recomienda por varias razones un periodo de conservaci\u00f3n de al menos diez a\u00f1os.<\/p>\n
En lo que respecta a las relaciones laborales (contratos de trabajo, despidos, etc.) y a la vista del art\u00edculo 4.1 del Real Decreto Ley 5\/200, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, dichos documentos deben conservarse durante un m\u00ednimo de tres a\u00f1os.<\/p>\n
Debido a la obligaci\u00f3n general vigente en el derecho de sociedades de conservar todos los documentos relativos a la empresa durante un m\u00ednimo de seis a\u00f1os, y teniendo en cuenta las repercusiones que estos documentos pueden tener a otros niveles, deben conservarse durante un m\u00ednimo de diez a\u00f1os.<\/p>\n
En materia de Seguridad Social, el art\u00edculo 4.2 del Real Decreto Legislativo 5\/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, establece la obligaci\u00f3n de conservar todos los documentos relevantes durante cuatro a\u00f1os. por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) exige que se conserven todos los documentos pertinentes durante cuatro a\u00f1os.<\/p>\n
No obstante, se aplican mutatis mutandis las disposiciones relativas al Derecho laboral. Desde el punto de vista del Derecho de sociedades, es necesario conservarlos durante al menos seis a\u00f1os. No obstante, debido a las posibles implicaciones, los documentos deben conservarse durante al menos diez a\u00f1os.<\/p>\n
VIII.) Seguridad en el trabajo por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, el requisito de conservar todos los documentos pertinentes durante cinco a\u00f1os.<\/p>\n
En este caso tambi\u00e9n se aplican, mutatis mutandis, las disposiciones del Derecho laboral y de la Seguridad Social relativas a la obligaci\u00f3n de conservaci\u00f3n durante un per\u00edodo m\u00ednimo de seis a\u00f1os prevista en el Derecho de sociedades.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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