Wie stellt man in korrekter Weise eine Rechnung?

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Wer den Schritt in die Selbständigkeit wagt, muss sich vielen Herausforderungen stellen. Neben den wirtschaftlichen Chancen und Risiken, welche jeden Selbständigen von Beginn an begleiten, gilt es innerhalb kürzester Zeit rechtliche, organisatorische und administrative Hürden zu nehmen. Vielen angehenden Unternehmern wird erst spät bewußt, dass die eigentliche Geschäftstätigkeit zwar im Vordergrund stehen mag, aber dass es gleichzeitig viele Pflichten zu erfüllen gilt, deren Nichtbeachtung das beste Geschäftsvorhaben zum Scheitern verurteilen können.

Selbst eine so alltägliche Aufgabe, wie das Erstellen einer Rechnung kann, ohne die entsprechenden Kenntnisse oder einschlägigen Erfahrungen, Schwierigkeiten bereiten.

Eine fehlerhafte Rechnung sieht aber nicht nur unprofessionell gegenüber den eigenen, soeben gewonnen Erstkunden aus, sondern kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Steuernachforderungen inbegriffen. Das sollte sich kein Selbständiger leisten.

Im Folgen daher ein kurzer Überblick über die Anforderungen an eine Rechnung entsprechend der einschlägigen spanischen Vorschriften.

Als Unternehmer oder Selbständiger ist man verpflichtet für die erbrachten, entgeltlichen Leistungen die entsprechende Rechnung zu stellen und auszuhändigen.

Der Weg zur korrekten Rechnung führt dabei zunächst über die Beantwortung von drei simplen Fragen:

1. Welche besonderen gesetzlichen Vorgaben existieren in meinem Geschäftsbereich?

2. Was ist Gegenstand der Abrechnung?

3. Welche Steuern sind auf die Rechnung anzuwenden?

Doch zunächst der Reihe nach.

1. Welche besonderen gesetzlichen Vorgaben existieren in meinem Geschäftsbereich?

In Spanien werden drei Rechnungsarten unterscheiden. Es gibt die vollständige Rechnung, die vereinfachte Rechnung und die korrigierte Rechnung.

1.1 Die vollständige Rechnung

Die sogenannte vollständigen Rechnung beinhaltet:

  • Rechnungsnummer bzw. Identifikation
  • Ausstellungsdatum
  • Datum der Leistungserbringung, wenn sie von Ausstellungsdatum ausweicht
  • Steuernummer des Rechnungsstellers
  • vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers
  • Beschreibung der Leistung oder Ware
  • angewendeter Steuersatz oder ersatzweise die Angabe “inklusive MwSt.”
  • Rechnungs- bzw. Leistungsbetrag
  • Steuernummer, Name und Adresse des Rechnungsempfängers, sollte dieser Unternehmer oder Selbständiger sein (gleiches gilt natürlich auch für Endkunden, wenn diese die Ausstellung der entsprechenden Rechnung erbitten)

Liegt kein Fall vor, welcher es ermöglicht eine vereinfachte Rechnung zu stellen, ist eine vollständige Rechnung auszugeben. Um die Abgrenzung zu ermöglichen sei auf die nachfolgenden Ausführung zur vereinfachten Rechnung hingewiesen.

1.2 Die vereinfachte Rechnung

Das Gegenstück zur vollständigen Rechnung bildet die vereinfachte Rechnung. Die Ausgabe einer vereinfachten Rechnung kommt in folgenden Fällen in Frage:

Wenn die Rechnungssumme unter dem Betrag von 400 Euro (inklusive Steuern) liegt, und der Leistungsempfänger ein Endkunde, also kein Unternehmen oder Selbständiger ist, kann regelmäßig eine vereinfachte Rechnung ausgestellt werden. Üblich sind diese vereinfachten Rechnungen bei den kleinen, alltäglichen Geschäften. Hierzu gehören Restaurants, Cafés, Bars und Hotelbetriebe, Schönheitssalons und Friseure, Transportbetriebe, Textilreinigungen, Parkhäuser, Haustürgeschäfte, Sporteinrichtungen, und ähnliche Betriebe. Ebenso können vereinfachte Rechnungen in denjenigen Fällen ausgestellt werden, in denen die Finanzbehörden dies ausdrücklich gestatten.

Ausgeschlossen sind die vereinfachten Rechnungen unter anderem im Versandhandel, und bei grenzüberschreitenden Geschäften.

Die vereinfachten Rechnung weichen in folgenden Punkten von einer vollständigen Rechnung ab:

  • Die Adresse des Rechnungsstellers muss in den vereinfachten Rechnungen nicht angegeben werden.
  • In den vereinfachten Rechnungen muss der Gesamtbetrag ausgewiesen werden, während es bei den vollständigen Rechnungen genügt den Grundbetrag, den anzuwendenden Steuersatz und den sich aus der Anwendung des Steuersatzes ergebenden konkreten Steuerbetrag anzugeben.
  • In den vereinfachten Rechnungen ist es nicht erforderlich die Steuernummer des Rechnungs-empfängers anzugeben. Bei einer vollständigen Rechnung wäre dies notwendig.
  • In den vereinfachten Rechnung muss die Adresse des Rechnungsempfängers nicht angegeben werden. Bei einer vollständigen Rechnung hingegen schon.
  • Während bei einer vereinfachten Rechnung die Steuer nicht separat auszuweisen ist, muss dies bei einer vollständigen Rechnung ausdrücklich geschehen.
  • Bei einer vereinfachten Rechnung kann die Leistung oder die veräußerte Ware zusammenfassend umschrieben werden. Handelt es sich um eine vollständige Rechnung wäre die Leistung bzw. die Ware genau zu erläutern.

1.3 Die korrigierte Rechnung

Wurde bei einer Rechnung, ganz gleich ob es sich um eine vereinfachte oder eine vollständige Rechnung handelt ein Fehler gemacht, ist eine korrigierte Rechnung auszustellen. Es gelten sinngemäß die Angaben für den jeweils einschlägigen Rechnungstyp.

In der korrigierten Rechnung ist der Fehler darzulegen, welcher es erfordert eine neue, korrigierte Rechnung zu erstellen.

2. Was ist Gegenstand der Abrechnung?

In Abhängigkeit dessen was abgerechnet wird, kommen unterschiedliche Mehrwertsteuersätze zur Anwendung. Der allgemeine Satz beläuft sich aktuell (Dezember 2016) und seit dem 1. September 2012 auf 21 %. Daneben gibt es den ermäßigten (10 %) und den stark ermäßigten (4 % ) Satz. Der ermäßigte Satz kommt z.B. bei Restaurants, Ausstellungen und Messen zum Einsatz. Der stark ermäßigte Satz ist z.B. bei Medikamenten, Büchern und bestimmten Lebensmitteln anzutreffen.

Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen können aber auch europäische Verordnungen zur Anwendung kommen. Etwa wenn eine Dienstleistung gegenüber einem Unternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Staat erbracht wird. Dann kann es dazu kommen, dass der Empfänger der Leistung in seinem Heimatland d.h. an den Staat, in welchem das Unternehmen seinen Sitz, die Mehrwersteuer abzuführen hat.

Erfolgt ein Verkauf in Länder außerhalb der EU wird regelmäßig keine Mehrwehrsteuer erhoben.

Es handelt sich in jedem Fall um ein komplexes Thema, mit einer Fülle an unterschiedlichen Konstellationen, weshalb Sie bei einer Tätigkeit mit Auslandsbezug genau prüfen sollten, welche Vorschriften einschlägig sind.

Abschließend sei auch noch darauf hingewiesen, dass es Bereiche gibt in denen auch innerhalb Spaniens keinerlei Mehrwertsteuer erhoben wird. Hierzu gehören z.B. der medizinische aber auch der Bildungssektor (Sprachschulen, Berufsausbildungsstätten, Universitäten, etc.).

3. Welche Steuern sind auf die Rechnung anzuwenden?

Wird die Leistung von einem Selbständigen an ein Unternehmen oder an einen anderen Selbständigen in Ausübung seiner Tätigkeit erbracht, hat dieser einen Teil des Rechnungsbetrages direkt an das spanische Finanzamt abzuführen. Zu diesem Zeitpunkt beläuft sich der allgemeine Steuervorauseinbehalt auf 15 %. D.h. dass 15 % des Grundbetrags der Rechnung vom Leistungsempfänger unmittelbar an das Finanzamt gezahlt werden. Diese Vorauszahlung wird dann bei der Einkommensteuererklärung des Rechnungsstellers berücksichtigt, und entweder zum Abzug von der verbleibenden Steuerschuld gebracht, oder ganz bzw. teilweise zurück erstattet.

Beläuft sich der Grundbetrag der Rechnung auf 1.000,00 Euro, wären 15 % dieses Betrages, also 150,00 Euro direkt vom Leistungsempfänger an das Finanzamt zu zahlen. Die Mehrwertsteuer in Höhe von 21 %, also 210,00 Euro wären hingegen direkt an den Rechnungssteller zu zahlen.

Der Leistungserbringer würden folglich vom Empfänger 1.060,00 Euro ausgezahlt. 150,00 Euro würde der Leistungsempfänger direkt an das Finanzamt abführen.

Der Leistungserbringer würde dann von den 1.060,00 Euro de Betrag von 210,00 Euro (also die Mehrwertsteuer) an das Finanzamt abführen (bzw. mit den von ihm im Abrechnungszeitraum getragenen Mehrwertsteuerbeträgen verrechnen).

Abgesehen von diesem allgemeinen Steuervorauseinbehalt in Höhe von 15 % gibt es auch noch Ausnahmen. Dies sind insbesondere die halbierten Beträge der Steuervorauseinbehalte (genauer gesagt 7 %) bei neuen Selbständigen in ihrem ersten Tätigkeitsjahr. Ausserdem gibt es Tätigkeitsbereiche in denen ein noch reduzierterer Satz von 1 bzw. 2 % gilt (beispielsweise Land-, Vieh- und Forstwirtschaft).

Fazit: Sobald man ermittelt hat, welchen Rechnungstyp man anwenden muss, welcher Steuersatz einschlägig ist, und ob eine Steuervorauseinbehalt zu berücksichtigen ist (sowie bejahendenfalls in welchem Umfang), steht der richtigen Rechnungsstellung nichts mehr im Wege.

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About Author

1973 in Frankfurt am Main geboren und aufgewachsen, ist er als deutscher Rechtsanwalt und spanischer Abogado, sowohl in Spanien wie auch in der Bundesrepublik zur Anwaltschaft zugelassen. Er berät und vertritt seine Mandanten aussergerichtlich wie gerichtlich in beiden Ländern. Er ist Mitglied der Rechtsanwaltskammer Frankfurt am Main, sowie Mitglied der Rechtsanwaltskammern Murcia und Madrid. Vor seiner Niederlassung als Anwalt absolvierte er zwei Postgraduiertenstudiengänge. An der Universidad ICAI-ICADE (Madrid) schloss er einen LL.M. und an der Universidad Autónoma de Barcelona einen M.B.A. ab. Nach Bestehen der staatlichen Übersetzerprüfung und Ernennung durch das spanische Aussenministerium ist Herr Hessler ausserdem seit dem Jahre 2004 als vereidigter Übersetzer und Dolmetscher tätig.

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